يقوم مكتب التدريب بجمعية المهندسين السودانيين بالسعودية – المنطقة الغربية بإعداد الخطة التدريبية للعام التدريبي عن طريق عدة آليات وهي:
1- استبيان الإحتياج التدريبي
2- مجموعات التركيز (Focus Groups)
3- تحليل سوات ( SWOT Analysis)
1- استبيان الإحتياج التدريبي:
يتم قبل بداية العام التدريبي عمل استمارة إلكترونية ونشرها لكل الاعضاء حتى يساهموا في اختيار الدورات التدريبية المناسبة معهم سواء العامة أو الخاصة وليساهموا أيضاً في اختيار المدربين والمراكز التدريبية وإبداء الملاحظات والإقتراحات للمساهمة في إنجاح الخطة وذلك لأن الخطة تخدم في المقام الأول المهندس السوداني وهو الذي ستقدم له الخدمة لذلك يتم عمل تحليل دقيق لنتائج الاستبيان تراعى فيه كل الإقتراحات المقدمة حتى تكون الخطة مواكبة لسوق العمل ومرغوبة للمهندس السوداني.
2- مجموعات التركيز (Focus Groups):
بعد تحليل نتيجة الاستبيان يقوم مكتب التدريب باختيار مجموعة من الذين شاركو في الاستبيان للمشاركة في الآلية الثانية المستخدمة لإعداد خطة التدريب وهي مجموعات التركيز (Focus Groups) وهي تعتبر أكثر دقة من الاستبيان لأنه يتم فيها اختيار مجموعة من المهندسين الذين شاركوا في الاستبيان بخبرات مختلفة من كل تخصص، وقد درجنا في الجمعية على إشراك المهندسات أيضاً في النقاش لضرورة مساهمتهن في وضع الخطة.
في مجموعات التركيز يتم تقسيم المجموعات إلى (5) مجموعات ويكون بينهم رابط مشترك على حسب التخصص حيث يتم دمج كل تخصصين متقاربين أو أكثر في مجموعة واحدة مع مراعاة تفاوت الخبرات، يتم بعد ذلك النقاش داخل كل مجموعة وكتابة المخرجات عن المحاور الآتية:
أ) المشاكل داخل العمل.
ب) الدورات العامة.
ج) الدورات المتخصصة.
د) الأزمان والأوقات المناسبة للدورات.
هـ) أسماء مدربين ومراكز تدريب يمكن الاستعانة بهم.
وبعد انتهاء الوقت المحدد للنقاش داخل المجموعات ينتقل النقاش لعامة الحضور ويتم عرض كل المخرجات ومناقشتها.
وفي ختام الجلسة يتم عمل تصويت إلكتروني لاستبيان الإحتياج التدريبي ولكن كمجموعات وليس كأفراد.
تجمع كل المخرجات من قٍبل المسجل ويتم عرضها لمكتب التدريب ليقوم بمناقشتها وتحليلها لعمل الخطة بناءً عليها.
3- تحليل سوات (SWOT Analysis):
كلمة (SWOT) هي اختصار ل (strengths, weaknesses, opportunities and threats) وهي نقاط القوة والضعف الداخلية والفرص والمهددات الخارجية ويقوم مكتب التدريب بعمل هذا التحليل سنوياً للمساهمة في عمل الخطة بناءً على التوصيات النهائية له.
بناءً على هذه الآليات الثلاث إضافة لخبرة أعضاء مكتب التدريب وقراءتهم للاحتياج التدريبي من خلال تواصلهم بالمهندسين في مختلف الفعاليات يتم وضع الخطة التدريبية.